Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Juuan kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Kuvauksen ensisijainen tarkoitus on auttaa kuntamme asiakkaita tietopyynnön tekemisessä. Kuvauksen avulla voit yksilöidä tarvitsemasi tiedot, jolloin pystymme toimittamaan tiedot sinulle kattavasti ja nopeasti. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Tarvittaessa autamme sinua tietopyyntösi yksilöinnissä.

Asiakirjajulkisuuskuvauksemme on tiedonhallintalain mukainen kuvaus kuntamme tiedoista ja asiakirjoista. Kuvauksemme sisältää tiedot asiarekisteristä, palvelujen tiedonhallinnasta, tietovarannoista, tietoaineistoista, tietoryhmistä ja tietojärjestelmistä sekä yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi. Kerromme myös esimerkkejä hakutekijöistä, joilla tietojärjestelmistämme on mahdollista hakea tietoa sekä tietoaineistojen mahdollisesta saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksemme tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten kuntamme asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Kuvauksemme kertoo myös, missä laajuudessa käsittelemme tietoja tuottaessamme palveluja tai käsitellessämme asioita.

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto ja muutoksenhaku.

Juuan kunnan päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Dynasty 10. Dynasty toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia.

Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea

Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitetaan kuntaan joko sähköisesti kirjaamo@juuka.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, Juuan kunta, Poikolantie 1, 83900 Juuka.
Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt asiaa käsittelevälle taholle. Kunnan on käsiteltävä asiakirjapyyntö välittömästi ja viivytyksettä. Laissa säädetään määräajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa.

Tietojen luovuttamisesta perittävät maksut

Yksilöi tietopyyntösi

Jotta asiakirja tai tieto sen sisällöstä ylipäänsä voidaan antaa, on asiakirja yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee (JulkL 13.1 §). Pyyntö on siis tehtävä mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksiselitteisesti. Pyyntö on yksilöity riittävästi, kun viranomainen voi sen perusteella selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Maksuttomuus pääsääntönä

Tiedon saanti asiakirjoista on kunnissa maksutonta, kun

asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (ks. hallintolaki 8 §, 34 §).

Tietopyynnöistä voidaan periä maksu, kun tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Julkisuuslaki ei velvoita viranomaista laatimaan pyynnöstä selvityksiä eikä yhdistelemään tietoja.

Asiakirjoista perittävät maksut 1.2.2022 alkaen

Juuan kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Juuan kunnan tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietovarannot ja käyttötarkoitukset lautakunnittain

Hallintopalvelut

Hallinto-osastomme tietovarannot koostuvat pääasiallisesti kuntamme yleishallinnollisten ja tukipalvelutehtävien tietoaineistoista. Hallinto-osastomme huolehtii keskushallinnon palveluista, elinvoiman edistämisestä ja sosiaali- ja terveyspalvelujen seurannasta.

Hakutekijöitä alla olevissa tietovarannoissa ovat esimerkiksi henkilön nimi, henkilötunnus, laskun saaja, sopimuksen nimi ja asianumero. Tietoaineistot eivät pääasiallisesti ole saatavilla teknisen rajapinnan kautta. Sidonnaisuusilmoitukset löytyvät verkkosivuiltamme, kuten myös taloussuunnitelmamme ja tilinpäätöksemme. Miunpalveluissa on mahdollista seurata miunpalvelut.fi-sivuston kautta lähetettyjä omia hakemuksia.

Elinvoimatiedot
Käyttötarkoitus: elinvoimapalvelujen ohjaus, yritystoiminnan ja matkailun edistäminen
Keskeiset tietoaineistot: yritysrekisteri, matkailuyrittäjät
Tietojärjestelmä(t): yritysneuvonnan järjestelmä

Hallintotiedot
Käyttötarkoitus: hallinnon järjestäminen ja ohjaus, yhteistyö, hanketoiminta, päätöksenteko, riskienhallinta ja sisäinen valvonta, tarkastustoimi, vaalien järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: luottamushenkilörekisteri, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset, sidonnaisuusilmoitusrekisteri
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, sähköinen kokous, vaalitietojärjestelmä, sähköinen ilmoitusjärjestelmä (miunpalvelut.fi)

Henkilöstötiedot
Käyttötarkoitus: henkilöstöasioiden ohjaus, rekrytointi ja palvelussuhteen hoitaminen
Keskeiset tietoaineistot: työnhakijatiedot, palvelussuhdeasioiden hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten työsopimukset, palkkatiedot, työsuojelutiedot ja yhteistoimintatiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, henkilöstöhallinnon järjestelmä, rekrytointijärjestelmä

Taloustiedot
Käyttötarkoitus: talousasioiden ohjaus, suunnittelu ja seuranta, rahoitus- ja varainhankinta, kirjanpito ja maksuliikenne, tilinpäätös, omaisuuden hallinta ja hankinnat
Keskeiset tietoaineistot: taloussuunnitelmat, osavuosiraportit, myönnetyt avustukset, kirjanpitoaineisto, reskontrat, tilinpäätös, omaisuusluettelo ja hankintasopimukset
Tietojärjestelmä(t): taloushallinnon järjestelmät, kuten kirjanpito-, maksuliikenne-, kassa- ja talouden seurantajärjestelmä; hankintajärjestelmä

Tiedonhallintatiedot
Käyttötarkoitus: tiedonhallinnan järjestäminen ja tietopalvelu, tietoturva- ja tietosuoja
Keskeiset tietoaineistot: asiarekisteri, tiedonohjaussuunnitelmat, tiedonhallintamalli
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä, tiedonhallintamallin hallinnointiin tarkoitettu tietojärjestelmä

Turvallisuustiedot
Käyttötarkoitus: turvallisuusasioiden hoitaminen
Keskeiset tietoaineistot: valmiussuunnitelma ja siihen liittyvä aineisto
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä

Tutkimustiedot
Käyttötarkoitus: tutkimuslupien hallinnointi
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä

Työllisyyspalvelutiedot
Käyttötarkoitus: työllisyyspalvelujen tarjoamien palvelujen järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: maksatuspäätökset
Tietojärjestelmä(t): työllisyyspalvelujen järjestelmä

Viestintätiedot
Käyttötarkoitus: viestinnän ja tiedottamisen hoitaminen
Keskeiset tietoaineistot: verkkosisällöt, lehti-ilmoitukset
Tietojärjestelmä(t): verkkosivusto ja somekanavat

Asumispalvelutiedot
Käyttötarkoitus: asuntotuotannon ohjaus ja vuokra-asuntojen hallinnointi
Keskeiset tietoaineistot: asukasrekisteri, asuntohakemukset, vuokrasopimukset
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, M365

Kuntarakennepalvelut

Tekninen osastomme huolehtii teknisen toimen hallintoon liittyvistä tehtävistä, teknisistä palveluista, kuntatekniikasta, vesihuollosta ja maankäytön tehtävistä. Tekniset palvelut ovat kunnanhallituksen alaisuudessa.

Käytettävissä olevia hakutekijöitä ovat esimerkiksi kiinteistötunnus, nimi, henkilötunnus, luvan hakija ja kadun tai tien osoite. Kaava-aineistomme on osittain avoimesti saatavissa kotisivuiltamme. Muutoin tietoaineistot eivät pääasiallisesti ole saatavilla teknisen rajapinnan kautta.

Kuntatekniikkatiedot
Käyttötarkoitus: kuntatekniikan suunnittelu ja ohjaus, teiden ylläpito ja satamien hoito
Keskeiset tietoaineistot: liikennesuunnitelma, venepaikkarekisteri, katu- ja yleisten alueiden suunnitelmat, kuntatekniikan urakka-asiakirjat
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, yksityistierekisteri

Maankäyttötiedot
Käyttötarkoitus: maankäytön tehtävien, kuten kaavoituksen ja maaomaisuuden hallinnan järjestäminen eli maanhankinta ja luovutus
Keskeiset tietoaineistot: maapolitiikka, kaava-aineisto, maankäyttösopimukset, maanvuokrasopimukset, osoitekartat
Tietojärjestelmä(t): kaavasuunnittelujärjestelmät, maaomaisuuden hallinta

Teknisten palvelujen tiedot
Käyttötarkoitus: kiinteistönhuollon, puhtauspalvelun ja ravintohuollon järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: kiinteistörekisteri, kameravalvonnan tiedot, kulunvalvontatiedot, urakkasopimukset, ruokalistat
Tietojärjestelmä(t): projektien hallintajärjestelmä, puhtauspalvelujärjestelmä, ravintohuollon järjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä

Vesihuoltotiedot
Käyttötarkoitus: vesihuollon järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: pumppaamorekisteri, vesi- ja viemäriliittymäsopimukset
Tietojärjestelmä(t): vesihuollon järjestelmä, vedenlaadun seuranta

Kuntarakennelautakunta

Ympäristöpalvelutiedot
Käyttötarkoitus: ympäristöpalvelujen järjestäminen ja ympäristölupien myöntäminen
Keskeiset tietoaineistot: ympäristöluvat, kuten maa-ainesluvat, valvontatiedot
Tietojärjestelmä(t): rakennusvalvonnan järjestelmät, asianhallintajärjestelmä

Rakentamistiedot
Käyttötarkoitus: rakennusvalvonnan järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: rakennus- ja huoneistorekisteri, rakennusluvat, toimenpideilmoitukset
Tietojärjestelmä(t): rakennusvalvonnan järjestelmät, kuten lupahakemusjärjestelmä

Yksityistiet:
Käyttötarkoitus: Yksityistieavustuksien myöntäminen
Keskeiset tietoaineistot: yksityistierekisteri
Tietojärjestelmä(t): sähköinen avustushakujärjestelmä, asianhallintajärjestelmä

Hyvinvointilautakunta

Hyvinvointipalvelumme huolehtii hyvinvointipalveluiden hallinnon tehtävistä, perusopetuksen järjestämisestä, varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisesta, lukiokoulutuksen järjestämisestä sekä vapaa-aikapalveluista ja vapaasta sivistystyöstä.

Käytössä olevista tietojärjestelmistä tietoja on mahdollista hakea muun muassa lapsen nimellä, huoltajan nimellä, henkilötunnuksella ja varhaiskasvatusyksikön nimellä. Tietoaineistot eivät ole saatavilla teknisesti avoimen rajapinnan kautta lukuun ottamatta hakijan itsensä tekemiä hakemuksia Miunpalveluissa tai varhaiskasvatuksen järjestelmissä. Lisäksi opetuspalvelujen tietoaineistoja on osittain mahdollista lukea myös Koski-tietokannassa sekä jokaisella on pääsy itseään koskeviin tietoihin osittain Wilman kautta.

Kulttuuripalvelutiedot
Käyttötarkoitus: kulttuuripalvelujen, kuten tapahtumien järjestäminen ja kirjastopalvelujen ostaminen sekä avustusten myöntäminen
Keskeiset tietoaineistot: esiintyjäsopimukset ja tapahtumien osallistujatiedot

Liikuntapalvelutiedot
Käyttötarkoitus: liikuntapalvelujen ohjaus ja tuottaminen ja liikuntapaikkojen ylläpitäminen sekä avustusten myöntäminen
Keskeiset tietoaineistot: liikuntapaikkaluettelo, liikuntapalvelujen asiakastiedot, salivuorojen saajat, avustusten saajat
Tietojärjestelmä(t): tilavarausjärjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä, liikuntaohjelmajärjestelmä

Nuorisopalvelutiedot
Käyttötarkoitus: nuorisopalvelujen, kuten etsivän nuorisotyön, järjestäminen ja ohjaus, nuorisotapahtumien järjestäminen ja työpajatoiminta
Keskeiset tietoaineistot: nuorisotilaluettelo
Tietojärjestelmä(t): etsivän nuorisotyön järjestelmä

Opetuspalvelutiedot
Käyttötarkoitus: esi-, perus- ja lukio-opetuksen järjestäminen, perusopetukseen valmistavan opetuksen järjestäminen, aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestäminen ja koulukuljetusten suunnittelu ja järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: oppilas-, opiskelija- ja huoltajatiedot, aamu- ja iltapäivä-toimintaan osallistujat, koulukuljetusoppilaat, opiskelijoiden arviointitiedot, päättötodistukset, tuen tiedot, opinto- ja tutkintotiedot, palkitsemistiedot
Tietojärjestelmä(t): oppilastietojärjestelmä, opetussovellukset

Varhaiskasvatuspalvelutiedot
Käyttötarkoitus: varhaiskasvatuksen järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: varhaiskasvatuksen asiakastiedot, varhaiskasvatushakemukset, varhaiskasvatussuunnitelma, perhepäivähoitajat, yksityiset päiväkodit
Tietojärjestelmä(t): varhaiskasvatusjärjestelmä

Asiointiliikenteen ja joukkoliikenteen hoitaminen
Tietojärjestelmä: asianhallintajärjestelmä

Asiakirjajulkisuuskuvaus