Asiakirjajulkisuuskuvaus_alasivun pääkuva

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Juuan kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Juuan kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

  • Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
  • Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
  • Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto ja muutoksenhaku.

Juuan kunnan päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Dynasty 10. Dynasty toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea

Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitetaan kuntaan joko sähköisesti kirjaamo@juuka.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, Juuan kunta, Poikolantie 1, 83900 Juuka.
Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt asiaa käsittelevälle taholle.

Juuan kunnan tietovarannot

Juuan kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Juuan kunnan tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietovarannot ja käyttötarkoitukset lautakunnittain

Henkilöstöasiat: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely. (CGI HR (Populus))
Hallintoasiat: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. (Dynasty 10)
Turvallisuusasiat: Varautumiseen ja kulunvalvontaan liittyvä asiankäsittely. (Esmikko)
Tiedonhallinta- ja viestintäasiat: Tiedonhallintaan ja viestintään liittyvä asiankäsittely. (Dynasty 10)
Talousasiat: Talouteen liittyvä asiankäsittely. (Raindance)

Vuokra-asumiseen liittyvä asiankäsittely (Rondo 7, Raindance, Excel)
Vesihuoltoon liittyvä asiankäsittely (Vesikanta, Rondo 7, Raindance)

Ympäristöasiat: Ympäristoasioihin liittyvä asiankäsittely. (Lupapiste ja Dynasty 10)
Kiinteistö-, rakentamis- ja asumisasiat: Kiinteistöihin, rakentamiseen ja asumiseen liittyvä asiankäsittely.
Rakennusvalvonta: Rakennus- ja toimenpidelupiin liittyvä asiankäsittely. (Lupapiste ja Dynasty 10)
Yksityistiet: Yksityistieasioihin liittyvä asiankäsittely. (miunpalvelut.fi ja Dynasty 10)

Liikenneasiat: Koulu- ja asiointiliikenteeseen liittyvä asiankäsittely. (Dynasty 10, MultiPrimus)
Sivistys-, kulttuuri- ja liikunta-asiat: Sivistys-, kulttuuri- ja liikunta-asioihin liittyvä asiankäsittely.

- varhaiskasvatus Daisy
- perusopetus ja lukio Multi Primus (Kurre, Primus, Wilma)
- kansalaisopisto Hellewi

- kirjasto, Koha (Joensuun kaupunki/Vaara-kirjastot)

Sisältöjulkaisija